בשעה טובה, אתם מתכננים אירוע בשטח הפתוח או במקום שבו התשתיות הקיימות פשוט לא מספיקות. בין אם מדובר בחתונה בלב יער, פסטיבל מוזיקה או כנס עסקי במקום פתוח ופסטורלי ישנו אלמנט אחד שיכול לקבוע אם האורחים שלכם יזכרו את האירוע לטובה או ירצו לברוח ממנו כמה שיותר מהר, איכות השירותים.
ארגון לוגיסטי נכון בסיטואציה הזאת דורש ירידה לפרטים הקטנים ביותר כי המענה לצרכים הבסיסיים ביותר של המשתתפים הוא מה שיגרום לאירוע להצליח. על פי נתוני Global Market Insights, כ25% עד 30% ממארגני אירועי החוץ משתמשים בשירותים ניידים ברמת פרימיום ושימוש בתאים משודרגים מעלה את שביעות רצון האורחים בכ15% בממוצע.
התאמת סוג השירותים לאופי האירוע ולכמות המשתמשים
הצעד הראשון בכל תהליך של השכרת שירותים ניידים הוא הבנת הצרכים הפיזיים של האירוע. יש הבדל משמעותי בין תאי שירותים בסיסיים המיועדים לאתר בנייה או לטיול תנועת נוער, לבין קרונות מפוארים וממוזגים הכוללים שיש, מראות ותאורה מעוצבת עבור אירועי יוקרה.
מומלץ לחשב מראש תא אחד לכל 50 עד 70 אורחים בהתאם למשך האירוע והאם מוגש בו אלכוהול. במקרים של פרויקטים מסוימים יש מי שבוחרים לבדוק דווקא שירותים ניידים למכירה כחלופה כלכלית משתלמת יותר לאורך זמן.
חיבור למים ולביוב – מתי נדרש ומה צריך לבדוק מראש
הדבר החשוב ביותר לשים לב אליו כאשר אתם עושים Checklist לפני השכרת שירותים הוא חיבור מים לשירותים ניידים ויש לכך סיבה חשובה. אם בחרתם ביחידות המתחברות לתשתיות, וודאו מראש את לחץ המים בנקודה ואת המרחק המקסימלי שהספק יכול לעבוד איתו.
בעלי אירועים רבים מבקשים לדעת מתי משתלם חיבור לביוב והתשובה היא בדרך כלל באירועים מרובי משתתפים הנמשכים מספר ימים.
טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן
אחת הטעויות השכיחות ביותר היא הזמנת מספר קטן מדי של תאים. כאשר נוצרים תורים ארוכים, האורחים חווים אי נוחות ולעיתים אף עוזבים את האזור המרכזי של האירוע לזמן ממושך. מצב כזה פוגע בחוויית המשתתפים ועלול ליצור עומסים מיותרים.
טעות נוספת היא בחירת מיקום שאינו מתאים לתנועת הקהל. כאשר השירותים ממוקמים רחוק מדי, האורחים מתקשים להגיע אליהם. מנגד, מיקום קרוב מדי לאזורי הסעודה עלול ליצור תחושת אי נוחות. האיזון בין נגישות לבין פרטיות הוא חלק חשוב בתכנון הלוגיסטי.
ישנם גם מקרים שבהם לא מוקדש מספיק זמן לבדיקת התאורה בשעות הערב. באירועים הנמשכים אל תוך הלילה חשוב לוודא שכל אזור השירותים מואר היטב, כולל שבילי הגישה. תאורה איכותית תורמת הן לבטיחות והן לתחושת הנוחות של המשתמשים.
| נושא לבדיקה | למה זה חשוב? | מה מומלץ לבצע? |
|---|---|---|
| כמות תאים | מניעת עומסים ותורים | לתכנן בהתאם למספר המשתתפים ולמשך האירוע |
| נגישות | עמידה בדרישות החוק ומתן מענה לכלל האורחים | לוודא קיום תא נגיש ודרך גישה נוחה |
| תחזוקה שוטפת | שמירה על ניקיון ורמת שירות גבוהה | לתאם ביקורות וניקיונות במהלך האירוע |
| אספקת מים | הבטחת פעילות תקינה של המתקנים | לבדוק לחץ מים ותשתיות לפני ההקמה |
| שילוט והכוונה | חיסכון בזמן ומניעת בלבול | להציב שלטים ברורים בנקודות מרכזיות |
איך לבנות Checklist מושלם להשכרת שירותים ניידים
ככל שההיערכות תהיה מפורטת יותר, כך יקטן הסיכוי לתקלות בשטח. בסופו של דבר, שירותים ניידים הם אולי לא החלק הזוהר ביותר בהפקת אירוע, אך הם בהחלט אחד המרכיבים החשובים ביותר להצלחתו. השקעה בתכנון נכון תאפשר לנו להעניק לאורחים חוויה נעימה, מכבדת ונוחה לאורך כל האירוע.
אם אתם מתכננים אירוע ומעוניינים להבטיח שכל היבטי התברואה ינוהלו בצורה מקצועית, מומלץ לעבוד עם ספק מנוסה שמספק פתרון מלא משלב התכנון ועד לסיום האירוע. כך תוכלו להתמקד בהצלחת האירוע עצמו, בזמן שכל נושא השירותים והתחזוקה נמצא בידיים מקצועיות.
רמת ניקיון, תדירות תחזוקה ואחריות הספק
כשמדובר על שירותים לאירועים הרושם הראשוני הוא הכל. וודאו מול הספק שאכן ניקיון שירותים ניידים כולל גם אספקת חומרים מתכלים כמו נייר טואלט, סבון ידיים ומפיות נייר בכמויות מתאימות.
לפעמים גם הפתרון הוא שירותים כימיים במקום תשתיות קבועות ובמקרים אלו חשוב שיהיו חומרים איכותיים לנטרול ריחות.
שירותים נגישים לנכים ועמידה בדרישות נגישות
זוהי חובה חוקית ומוסרית לדאוג למענה עבור בעלי מוגבלויות. בעת הזמנת שירותים ניידים לנכים חשוב לוודא שהתא רחב מספיק לסיבוב כיסא גלגלים, מצויד במאחזי יד תקניים ושהגישה אליו מישורית וללא מדרגות.
זה חלק בלתי נפרד מתכנון Checklist לפני השכרת שירותים ואי עמידה בתקנים אלו עלולה לא רק לפגוע בחוויית האורח, אלא גם לחשוף את המארגנים לתביעות משפטיות.
מיקום, פינוי ותחזוקה במהלך האירוע עצמו
תכנון נכון של פתרונות תברואה לאירועים מצריך חשיבה על המיקום הגיאוגרפי בשטח. כאשר אתם מתכננים Checklist לפני השכרת שירותים שימו לב למיקום.
המיקום צריך להיות מצד אחד נגיש ועם שילוט מתאים ומצד שני מרוחק מספיק מאזור המזון והישיבה. מעבר לכך, תחזוקת שירותים ניידים בזמן אמת מצריכה גם איש שירות לתחזוקה וניקיון.
בדיקות אחרונות לפני יום האירוע
הפקת אירוע מצריכה תיאום בין ספקים רבים בין אם של ציוד לאירועים ובין אם ספקים אחרים. לפני שהאורחים מגיעים בצעו Checklist לפני השכרת שירותים שיכלול בין היתר את הדברים הבאים:
- אימות שעות ההגעה והאיסוף של הספק.
- בדיקת תקינות המנעולים, התאורה הפנימית והמראות בכל תא.
- בדיקה פיזית של לחץ המים בברזים ופעולת הניאגרות.
- וידוא קיומם של פחים ריקים ושקיות אשפה להחלפה בתוך התאים ומחוצה להם.
- הצבת שילוט ברור המכוון את האורחים לעבר אזור השירותים.
- החלטה סופית לגבי השימוש בכימיקלים.
הפקה של אירוע היא לא דבר של מה בכך וחשוב לקחת בחשבון הרבה מאד סעיפים לפני שמתחילים. ליווי נכון ומקצועי יאפשר לכם להפיק את האירוע המוצלח ביותר.
