למה חשוב להבין כמה שירותים צריך לאירוע?

ארגון אירוע מצריך ירידה לפרטים הקטנים ביותר ואחד ההיבטים המשמעותיים אך לעיתים גם מוזנחים לצערנו הוא נושא התשתיות הסניטריות.

כאשר כמות המתקנים לא תואמת את מספר המשתתפים עלולים להיווצר תורים ארוכים ומטרדים שמעיבים על האווירה המושקעת. לוגיסטיקה נכונה מאפשרת למארגנים להבטיח אירוח מכובד, מקצועי ונטול תקלות, תוך שמירה על סטנדרטים גבוהים.

כמה שירותים צריך לאירוע? מדריך לפי כמות אנשים

כאשר מתלבטים לגבי כמה שירותים צריך לאירוע ההחלטה המדויקת ביותר לגבי כמה שירותים להזמין נשענת בראש ובראשונה על היחס שבין מספר האורחים למספר התאים הזמינים. הכלל הבסיסי בענף האירועים גורס כי יש לספק תא אחד לכל 50 עד 60 אורחים, אך נתון זה משתנה בהתאם למשך הזמן שהאירוע מתקיים וגם לאופי האירוע.

ככל שהקהל מגוון יותר וכולל משפחות עם ילדים או מבוגרים, הצורך בנגישות ובזמינות עולה. שימוש בפתרונות כמו שירותים כימיים נחשב לסטנדרט בסיסי שמעניק מענה יעיל ומהיר לצרכי הקהל.

מהם הגורמים המשפיעים על כמות השירותים?

מלבד כמות המשתתפים, ישנם משתנים נוספים שצריך לקחת בחשבון בהתלבטות לגבי כמה שירותים צריך לאירוע שלכם. ראשית, הגשת אלכוהול באירוע מעלה משמעותית את תדירות השימוש במתקנים, מה שמחייב היערכות מוגברת.

שנית, מזג האוויר הוא בעל משמעות רבה בימים חמים כי הצריכה של המשקאות גדלה ובהתאם לכך גם הצורך בפתרונות קצה. במקרים של אירועים הנמשכים מספר ימים יהיה צורך גם לחשוב על מקלחות ניידות כדי לספק פתרון היגייני מלא למשתתפים הלנים במקום.

• משך האירוע: ככל שהאירוע ארוך יותר, כך עולה תדירות השימוש בשירותים ונדרשת כמות גדולה יותר של תאים.
• הגשת אלכוהול: באירועים שבהם מוגשים משקאות אלכוהוליים, המשתתפים נוטים להשתמש בשירותים לעיתים קרובות יותר, לכן מומלץ להגדיל את מספר התאים מעבר לחישוב הבסיסי.
• מזג האוויר: בימים חמים האורחים שותים יותר מים ומשקאות קלים, מה שמוביל לעלייה משמעותית בשימוש במתקנים.
• סוג האירוע: חתונות, פסטיבלים, כנסים מקצועיים, הופעות ואירועי ספורט מאופיינים בהרגלי שימוש שונים, ולכן חשוב להתאים את הכמות לאופי הקהל.
• הרכב המשתתפים: אירועים הכוללים משפחות עם ילדים, מבוגרים או אוכלוסיות בעלות צרכים מיוחדים עשויים לדרוש זמינות גבוהה יותר של שירותים.
• נגישות ותקנות: יש לוודא שקיים לפחות תא נגיש אחד בהתאם לדרישות החוק ולמאפייני המשתתפים באירוע.
• מיקום האירוע: באירועים המתקיימים בשטחים פתוחים, חופים, פארקים או אזורים מרוחקים, מומלץ לתכנן כמות גדולה יותר של תאים בשל היעדר תשתיות קבועות.
• חלוקת המתחם: כאשר האירוע פרוס על שטח גדול, כדאי לפזר את השירותים במספר מוקדים כדי למנוע ריכוזי עומס ותורים.
• אירועים בני מספר ימים: כאשר המשתתפים נשארים ללון במקום, יש לשקול שילוב של מקלחות ניידות לצד השירותים כדי לספק פתרון היגייני מלא ונוח.
• מקדם ביטחון: תמיד מומלץ להזמין תא נוסף מעבר לחישוב היבש, במיוחד באירועים גדולים שבהם מספר המשתתפים בפועל עשוי להיות גבוה מהצפוי.

ככל שמתחשבים ביותר גורמים כבר בשלב התכנון, כך ניתן להתאים בצורה מדויקת יותר את מספר השירותים לאירוע ולהבטיח חוויה נוחה, נעימה ומכובדת לכל המשתתפים.

אירוע עד 50 אנשים

באירועים קטנים ואינטימיים הדגש הוא על איכות ונוחות. עבור קבוצה כזו התהייה עבור כמה שירותים צריך לאירוע תהיה קלה. בדרך כלל יספיקו שניים או שלושה תאי שירותים ניידים המפוזרים בנקודה אסטרטגית אחת.

בחירה נכונה של פתרונות אלו מבטיחה שגם בתוך התנאים המאתגרים של הטבע, התחושה תישאר נעימה ומזמינה. הפתרון האידיאלי למפגש קטן יהיה קרון שירותים מפואר המעניק חוויה המדמה חדר רחצה ביתי.

אירוע עד 150 אנשים

כאשר כמות האנשים עולה גם המורכבות הלוגיסטית גדלה בהתאם. חשוב להתחשב בשיקולי מחיר אל מול רמת הפינוק שרוצים להעניק לאורחים.

במידה ומדובר באתר קבוע או בגינה גדולה המשמשת לאירועים חוזרים, ניתן לבחון פתרונות של שירותים ניידים לרכישה כהשקעה לטווח ארוך.

אירוע עד 300 אנשים

באירועים בסדר גודל כזה הדיוק בחישוב מספר אנשים הופך לחשוב במיוחד וזאת על מנת למנוע קריסה של המערך הסניטרי. כאן כבר נדרשת פריסה רחבה יותר של לפחות 5 או 6 תאים, תוך דגש על מיקום מרכזי אך מוצנע.

אם מדובר באירוע שנערך בחוץ יש לוודא שהשטח מפולס ושישנה תאורה מספקת בדרך המובילה אל המתקנים.

אירוע עד 500 אנשים

הפקה המיועדת למאות משתתפים מחייבת התארגנות מוקדמת ותכנון מקדים של התשתיות בשטח על מנת שהאירוע יהיה באמת מוצלח. באירועים המוניים כאלו יש צורך בכמות גדולה של יחידות קצה. פתרונות להשכרה המיועדים לכמויות כאלו צריכים להיות עמידים ובעלי קיבולת גבוהה של מיכלי איסוף.

חשוב להבין שככל שהאירוע גדול יותר, כך גדל הסיכון לתקלות ולכן כדאי תמיד לקחת מקדם ביטחון ולהזמין תא אחד נוסף מעבר לחישוב היבש כדי להיות ערוכים לכל תרחיש אפשרי של עומס שאינו צפוי.

טעויות נפוצות בחישוב כמות השירותים לאירוע

גם כאשר מבצעים הערכה מסודרת של מספר המשתתפים, לא מעט מארגנים נופלים בכמה טעויות שחוזרות על עצמן. אחת הטעויות הנפוצות ביותר היא הסתמכות על מספר המוזמנים במקום על מספר המשתתפים בפועל. באירועים מסוימים אחוז ההגעה גבוה במיוחד, במיוחד כאשר מדובר בחתונות, פסטיבלים או אירועים קהילתיים, ולכן חשוב לקחת בחשבון תרחיש של תפוסה גבוהה מהצפוי.

טעות נוספת היא התעלמות ממשך האירוע. אירוע של שלוש שעות ואירוע של עשר שעות אינם דורשים את אותה היערכות. ככל שהאירוע ארוך יותר, כך גדל השימוש במתקנים, עולה הצורך בתחזוקה שוטפת ולעיתים אף נדרש פינוי במהלך האירוע עצמו.

בנוסף, ישנם מארגנים שאינם מתחשבים במיקום האירוע. כאשר האירוע מתקיים בשטח פתוח, בחוף ים או באזור מרוחק, הגישה למתקנים עלולה להיות מורכבת יותר. במקרים כאלה מומלץ להגדיל מעט את מספר התאים כדי למנוע עומסים מיותרים ולשפר את חוויית המשתתפים.

3 טיפים לתכנון כמות שירותים נדרשים לאירוע

תכנון סניטרי דורש התייחסות למספר היבטים לוגיסטיים וטכניים:

• בדיקת נגישות: וודאו שהמתקנים שבחרתם גדולים מספיק כדי לאפשר כניסה נוחה ושיש לפחות תא אחד לנכים.
• התאמה לסוג האירוע: עבור אירועים פרטיים השקיעו במתקנים מעוצבים, בעוד שלאירועי שטח תפעוליים ניתן להסתפק בדגמים סטנדרטיים יותר.
• תחזוקה וציוד: בדקו שהדגמים שהינם ניידים כוללים מערכות לניקוז ריחות ושמירה על היגיינה מקסימלית לאורך כל זמן השימוש.

הקפדה על תקנים מחמירים של בטיחות והיגיינה היא מה שיוביל לאירוע מוצלח. בחירה נכונה של כמות וסוג התאים תבטיח שהאורחים שלכם ירגישו בנוח ויוכלו להתרכז בדבר החשוב באמת, החגיגה עצמה.

מתי כדאי להזמין תאים נוספים מעבר להמלצה הבסיסית?

ישנם מצבים שבהם מומלץ להגדיל את הכמות מעבר לחישוב המקובל. לדוגמה, כאשר באירוע מוגשים משקאות אלכוהוליים לאורך שעות רבות, כאשר הטמפרטורות גבוהות במיוחד או כאשר חלק גדול מהמשתתפים הם ילדים ומשפחות.

גם באירועים עסקיים גדולים או בכנסים מקצועיים קיימים לעיתים זמני הפסקה מרוכזים שבהם משתתפים רבים פונים לשירותים בו זמנית. במקרים כאלה תוספת של מספר תאים יכולה למנוע עומסים משמעותיים ולשפר את חוויית המשתמש.

חשוב לזכור כי העלות של הוספת תא שירותים נוסף נמוכה בדרך כלל ביחס לנזק שעלול להיגרם לחוויית האירוע כתוצאה ממחסור במתקנים. לכן מומלץ לתכנן עם מקדם ביטחון סביר ולהיערך גם לתרחישים בלתי צפויים.